Procedura zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w WZRKiOR w Lublinie Sanatorium Uzdrowiskowe Rolnik, ul. Górskiego 14, 24-150 Nałęczów.

W trosce o jakość pracy, jak i o przestrzeganie zasad prawnych i etycznych, WZRKiOR w Lublinie Sanatorium Uzdrowiskowe Rolnik w Nałęczowie (zwane dalej Podmiotem Prawnym) obejmuje swą ochroną osoby dokonujące zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa, zwane dalej Sygnalistami. Niniejsza Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych (dalej zwana Procedurą) ma na celu przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej zwanej ustawą).

1. Rozdział 1. Upoważnieni do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
   § 1
   1.    Zespołem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującym całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych jest zespół złożony z:
   - Agaty Domańskiej - Kierownika Biura Marketingu 
   - Iwony Duda - Specjalisty ds. Kadr  
   - Beaty Skibińskiej – Fizjoterapeuty
   - Agaty Kępińskiej- Dietetyczki
2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
3. Zespół, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
   1. pisemnie:
      • poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszenia prawa stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury;
      • na adres do korespondencji: ul. Górskiego 14, 24-150 Nałęczów z dopiskiem zgłoszenie;
      • poprzez e-mail na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.  - tytuł maila sygnalista
   2. ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.
5. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:
   1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
   2. dokładnej transkrypcji rozmowy, lub
   3. protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
6. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
7. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej: 
   1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
   3. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   4. wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
   5. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa; 
   6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   7. wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego. 
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 
9.  W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonania nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
10. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo.

Rozdział 2:Podejmowanie działań następczych, analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające oraz obowiązki wobec sygnalisty.
§ 2

1. Działania następcze o których mowa w §1 pkt. 1. Procedury to działania podjęte przez zespół w imieniu Podmiotu Prawnego w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, takie jak np. wszczęcie postępowania wyjaśniającego lub wszczęcie kontroli.
2. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
3. W ramach działań następczych Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych:
   1.  weryfikuje zgłoszenie;
   2. podejmuje komunikację z Sygnalistą, w tym może występować o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty;
   3. przekazuje Sygnaliście, na wskazany przez niego adres do kontaktu, informację zwrotną, rozumianą jako informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
4. Zespół ma obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności.
5. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
6. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – (wzór stanowi załącznik nr 2), chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
7. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
8. Wzór informacji zwrotnej stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
9. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
10. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
11. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.

Rozdział 3: Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych.
§ 3

1. Sygnalista może, z pominięciem niniejszej Procedury, dokonać od razu zgłoszenia zewnętrznego, tj. zgłoszenia kierowanego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego w szczególności gdy:
   • w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Pracodawca nie podejmuje działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej,
   • Sygnalista ma uzasadniane podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego,
   • dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe,
   • w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa.
3. Zgodnie z ustawą, Rzecznik Praw Obywatelskich:
   1. ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
   2. przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w § 3 pkt.2 Procedury, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;
   3. przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w §3 pkt. 2 lit q Procedury i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;
   4. zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej Sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 ustawy (tj. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej z Sygnalistą, a zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę) przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
   5.  udziela osobom, o których mowa w §5 pkt. 3 lit d) Procedury oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie, porad w zakresie, o którym mowa w §5 pkt. 3 lit d) Procedury;
   6. udziela osobom, o których mowa w §3 pkt. 3 lit d) Procedury, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie Sygnalistów przed działaniami odwetowymi oraz, w odpowiednich przypadkach, wsparcia w kontaktach z takimi organami, zwłaszcza przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia Sygnalisty ochroną.
4. Zgodnie z ustawą, wstępna weryfikacja zgłoszenia przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Rozdział 4: Ochrona Sygnalisty
§ 4

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z 
            organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w § 4 pkt. 1 lit a-p.
2. Sygnalista, z tytułu dokonanego zgłoszenia lub podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (tj. ujawnienia publicznego informacji) podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, przewidzianej w ustawie i sporządzonej na jej podstawie niniejszej Procedurze. Za działania odwetowe uznać należy bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym, które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, co obejmuje również m.in. niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
3. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi ze strony jakiejkolwiek osoby działającej w imieniu, z polecenia lub w ramach reprezentacji Podmiotu Prawnego, a jego dane osobowe w związku z dokonanym zgłoszeniem podlegają ochronie przewidzianej w przepisach, w tym w ustawie, przy czym za naruszenie tej ochrony grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Sygnalista podlega ochronie także przed próbami lub groźbami zastosowania działań odwetowych.
4. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą, zgodnie z ustawą, być podejmowanie działania odwetowe polegające w zwłaszcza na:
   • odmowie nawiązania stosunku pracy;  
   • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   • niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   • przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
   • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; 
   • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
   • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
   • mobbingu; 
   • dyskryminacji;
   • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
   • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
   • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty
     • przy czym za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego należy także uznać groźbę lub próbę zastosowania jednego z tych środków.
5.  Zgodnie z ustawą, to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w §4 pkt.1 Procedury nie jest działaniem odwetowym.
6. Jeżeli praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji (np. umowy zlecenia, czy też umowy o dzieło):
   1. należy odpowiednio stosować ochronę określoną w §4 pkt.1, o ile charakter pracy lub wykonywanej usługi lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania;
   2. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących zwłaszcza wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest Sygnalista oraz nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia,
      • przy czym to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa powyżej nie jest działaniem odwetowym.
7.  W celu zapewnienia ochrony, Sygnaliście przysługują środki wymienione w ustawie, tj.:
   1. prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
   2. prawo do zadośćuczynienia;
   3. prawo do wystąpienia o umorzenie postępowania wszczętego w związku z zamiarem pociągnięcia Sygnalisty do odpowiedzialności za dokonane zgłoszenie lub ujawnienie, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, zgodnie z ustawą.
8. Nie można zrzec się praw określonych w §4 Procedury ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, przy czym prawo to nie dotyczy przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
9. Przepisy §6 Procedury stosuje się odpowiednio:
   • do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia (tj. osoby, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona);
   • do osoby powiązanej z Sygnalistą (tj. osoby, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty);
   • do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej z Sygnalistą (zwłaszcza stanowiącej własność lub zatrudniającej Sygnalistę);
   • w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiedniej instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.
10. Ochrona przewidziana dla Sygnalisty przysługuje również wówczas, gdy informacja o naruszeniu prawa została anonimowo zgłoszona podmiotowi prawnemu lub organowi publicznemu lub ujawniona publicznie, a następnie doszło do ujawnienia tożsamości Sygnalisty i w związku z tym ujawnieniem doświadczył on działań odwetowych. Taka ochrona przysługuje pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

Rozdział 5: Ograniczenie ochrony
§ 5

1.  Zgodnie z ustawą, Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie może stanowić podstawy odpowiedzialności Sygnalisty z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach, pod warunkiem że takie uzyskanie lub dostęp nie stanowią czynu zabronionego, tj. czynu karalnego, zawinionego i społecznie szkodliwego w stopniu większym niż znikomy.
3. Sygnalista musi mieć na uwadze, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do żądania odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
4. Warunki podlegania ochronie z tytułu ujawnienia publicznego określa rozdział 5 ustawy.

Rozdział 6: Ochrona danych osobowych Sygnalisty
§ 6

1. Niniejsza procedura i ustawa nie wykluczają ochrony danych osobowych, w tym obowiązków informacyjnych, przewidzianych przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), choć z przepisów ustawy mogą wynikać pewne zasady szczególne.
2. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za jego wyraźną zgodą.
3. Zasada opisana w §6 pkt.2 Procedury nie obowiązuje w przypadku prowadzonych przez organy publiczne lub sądy postępowań, a ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów.
4. Podmiot Prawny po otrzymaniu od Sygnalisty zgłoszenia przetwarza dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, które następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Podmiot Prawny przechowuje dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia, lub podjęciem działań następczych związanych z tym zgłoszeniem, oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym:
   1. przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub
   2. zakończono działania następcze, lub
   3. po zakończeniu postępowań zainicjowanych działaniami opisanymi w §6pkt.6 lit. a,b Procedury.
7.  W przypadku, o którym mowa w §6 pkt.6 Procedury, Podmiot Prawny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane z tym zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Zasada ta nie obowiązuje w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych. Nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
8. Ochronę danych osobowych opisaną w niniejszym artykule uwzględniają odrębne wewnętrzne, zaktualizowane procedury Podmiotu Prawnego dotyczące wszystkich danych osobowych, przetwarzanych przez Podmiot Prawny. Ponadto, Podmiot Prawny zapewnia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
9. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w § 6 pkt.8  Procedury, Podmiot Prawny dopuszcza wyłącznie osoby posiadające jej pisemne upoważnienie do takich działań. Upoważnienie stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Procedury. Osoby te mają obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
10. Nie znajdzie zastosowania art. 14 ust. 2 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych o ochronie danych (o podawaniu źródła pochodzenia danych osobowych lub informacji czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych), chyba że Sygnalista:
    • nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.
11. Nie znajdzie zastosowania art. 15 ust. 1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że Sygnalista:
    • nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz stanowi informację o naruszeniu prawa albo wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.

Rozdział 7: Postanowienia końcowe
§ 7

1. Podmiot Prawny upoważnia i zobowiązuje Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń do prowadzenia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych w sposób zgodny z przepisami ustawy. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych określany jest w załączniku nr 4 do niniejszej procedury.
2. Niniejsza procedura została poddana konsultacjom z zakładową organizacją związkową zgodnie 
   z wymogami art. 24 ustawy.
3. O obowiązywaniu niniejszej procedury Podmiot Prawny ma obowiązek poinformować każdorazowo osobę ubiegającą się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
4. Niniejsza procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Zarządzeniu Dyrektora Sanatorium Uzdrowiskowego Rolnik w Nałęczowie.
5. Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.